Колесо вращается — работа упрощается

Электронный архив Новосибирской области стал доступным для широкого круга пользователей

Юному поколению, рожденному в эпоху компьютерного бума, IT-проектов и нанотехнологий, эта новость может показаться странной: неужели, мол, есть еще место в цивилизованном мире, куда не ступала электроника? Особенно если дело касается крупных государственных структур…

А новость в том, что отныне все архивные органы и учреждения нашего региона приступили к автоматизации своей работы: презентация программного комплекса «Электронный архив Новосибирской области» состоялась в конце минувшей недели.

Продукт, о котором мечтали давно
Сама жизнь подвигла к такому прогрессу. И подвигла давно, но в одночасье провернуть столь грандиозное дело, разумеется, не представилось возможным: один лишь Государственный архив Новосибирской области насчитывает сегодня более двух миллионов единиц хранения. А сколько всего интересного между тем кроется в архивах муниципальных! Словом, дело это весьма трудоемкое, кропотливое, во времени протяженное и, конечно же, недешевое. Специалисты приступили к нему, как только появилась возможность, в частности финансовая.

— Правительство Новосибирской области прислушалось к нашим просьбам и решило: действительно, надо что-то предпринимать, ведь объемы работы растут, в старом формате ее вести становится слишком тяжело или вовсе невозможно, — отмечает Константин Захаров, начальник Управления государственной архивной службы Новосибирской области. — Мы выступили с инициативой разработать программный продукт для повышения производительности труда, а также для удобства работы сотрудников и пользователей с архивными материалами.

Модуль к модулю, шаг за шагом…
Колесо закрутилось в 2011 году: компания, которая взялась за реализацию идеи, создала тогда первые модули. Сначала в электронный формат перевели все самое востребованное, главным образом фотодокументы, заметно потрепанные временем. Параллельно создали систему автоматизированного контроля исполнения запросов. Что это значит? Попросту говоря, теперь при содействии компьютерных технологий ведется учет: сколько человек обратилось в архив за определенный период, какие именно справки им понадобились, когда дан ответ и так далее.

Пользователь может войти в Интернет и самостоятельно посмотреть, в какой стадии исполнения находится его запрос, уточнить сроки выдачи ответа.

— Как только первые модули появились, мы сразу стали продумывать следующие шаги: что еще будет востребовано, что в дальнейшем усовершенствует работу архивной службы? — берет слово Ксения Федченко, генеральный директор ООО «КЭДО», разработавшего продукт. — В итоге постепенно был создан программный комплекс, который мы обкатывали на Государственном архиве Новосибирской области. Очередным этапом работы стало тиражирование системы по муниципальным архивам. Сотрудники нашей фирмы побывали в каждом из них, установили серверы, организовали рабочие места, обучили кадры. Методическая помощь специалистам — самое главное, ради чего стоило совершать этот объезд, тем более если речь идет о районах области. Наконец, в июне 2014 года был обеспечен доступ через Сеть к новой системе для широкого круга пользователей: сейчас уже люди могут работать с архивом через Интернет, не выходя из дома.

Не так все просто, как может показаться
Автоматизировать деятельность архивистов, предоставить всем желающим оперативный доступ к архивным документам, обеспечить выдачу их пользовательских копий в электронном виде и в распечатке, минуя бумажный первоисточник, — таковы главные задачи системы. Однако работа по ее внедрению далеко не закончена: на данный момент оцифровано чуть более 40 тысяч единиц хранения. К тому же сделать скан — этого мало: в любом случае документ имеет описательную часть. Где-то она совсем краткая, а где-то довольно объемная.

— Возьмем для примера модуль «Решения органов власти»: там эта часть должна быть максимально полной, — поясняет Константин Захаров. — В модуль вносятся персоналии, которые в документе наиболее часто встречаются, ключевые слова, чтобы можно было по ним очень быстро найти нужную информацию, место, где этот документ был издан, и так далее. Создание описательной части — наиболее сложный процесс. Ведь отсканировать документ можно, всего лишь немного ознакомившись с техникой, а чтобы описание составить, нужно потрудиться более основательно. Хотя возникают и чисто технические сложности в работе. Бывают, скажем, старые дела, которые сшиты так, что в сканер их не поместить. Приходится расшивать, по листику оцифровывать, затем вновь приводить документ в первоначальный вид, как положено! Часть работы по «Решениям органов власти» мы сегодня сделали, но пришлось ее приостановить: для полного результата нужны огромные силы и дополнительные средства. Занимаемся пока другими модулями…

Государство и общество: есть контакт!
Кстати, все ли, что содержится в архивах области, будет оцифровано? Оценив объемы работ и свои возможности, специалисты сделали вывод: даже с тем современным оборудованием, которое у них есть, процесс может растянуться на многие годы.

— Поэтому в первую очередь мы занялись ветхими, уникальными и особо востребованными материалами, — заключает начальник областного Управления государственной архивной службы. — С другой стороны, есть документы, которые положены в архив 30 лет назад и более, но, кроме архивистов, которые ведут учет, никто к ним ни разу не обращался. Эти документы мы цифровать не будем. Во всяком случае, до тех пор, пока они не станут ветшать.

Как бы то ни было, работа продолжается. Причем достижения наших специалистов успели заметить и высоко оценить в масштабах страны: программный комплекс «Электронный архив Новосибирской области» стал бронзовым призером всероссийского конкурса проектов региональной и муниципальной автоматизации «ПРОФ-IT», который в конце мая состоялся в Рязани. Наш проект был по достоинству отмечен в номинации «IT в обеспечении связи государства и общества». Ознакомиться же с ним можно, перейдя по ссылке.

ФАКТ
Стоимость программного продукта «Электронный архив Новосибирской области» составила порядка пяти миллионов рублей, при этом 30 миллионов ушло на приобретение и поставку необходимого оборудования в Государственный архив НСО и муниципальные архивы.